在日常工作中，无论是企业之间的业务往来，还是单位内部的沟通协调，发函都是一种非常常见的书面交流方式。发函不仅能够清晰地传达信息，还能起到正式、规范的作用。因此，掌握正确的发函格式对于提高工作效率和维护良好关系具有重要意义。

首先，发函的基本结构通常包括以下几个部分：标题、收函单位名称、正文内容、落款及日期等。其中，标题是发函的第一要素，它能够直接表明发函的目的和性质。例如，“关于XX事项的函”、“关于XX问题的商洽函”等，都是比较常见且规范的标题形式。

其次，在写发函时，要明确收函对象。无论是个人还是单位，都应该准确写出其名称，以确保信息能够及时送达。同时，开头部分应简明扼要地说明发函的背景或目的，以便对方快速了解函件的内容。

正文是发函的核心部分，需要条理清晰、语言简洁。在写作过程中，应使用正式、礼貌的语言，避免使用过于随意或情绪化的表达。同时，要注意逻辑顺序，先提出问题，再说明情况，最后提出建议或请求，这样有助于提高沟通效率。

此外，发函的结尾部分通常包括“此致”、“敬礼”等礼貌用语，以体现对收函方的尊重。最后，发函人应注明自己的姓名、职务以及联系方式，并在右下角写上发出日期，以便对方查阅和联系。

需要注意的是，不同类型的发函可能在格式上略有差异。例如，公函、商务函、邀请函等各有其特定的书写规范。因此，在实际操作中，应根据具体情况灵活调整，确保内容准确、格式规范。

总之，发函虽然看似简单，但其格式和内容的规范性却直接影响到沟通的效果。只有掌握了正确的发函格式，才能在工作中更加高效、专业地进行书面交流。